09 jun Kandidaat 10341: Management Assistant // Directiesecretaresse // Projectassistent
Profiel:
Deze allround managementassistent is (latent) op zoek naar een andere baan omdat bij haar huidige werkgever reorganisaties gaande zijn.
Deze collega is een sterke vrouw, daadkrachtig en houdt wel van een uitdaging. Het is een harde werkster, die zich in een dynamische technische omgeving prima weet te handhaven.
Ze is sterk in het verbinden, communiceren, verbeteren van (interne) processen en kan goed meerdere bordjes te gelijk hoog houden.
Tijdens haar carrière heeft ze naast de taken die horen bij een management assistent veel ervaring opgedaan met HR processen, facilitair beheer, ICT en BHV.
De Engelse taal is niet haar sterkste punt gebleken, dus zij zoekt een baan waarin (enkel) de Nederlandse taal wordt gebruikt in mondelinge en schriftelijke communicatie.
Ze heeft reeds eerder voor een organisatie in de installatietechniek (onderhoud, turnarounds) en duurzame energietechniek gewerkt; de installatiebranche spreekt haar zeker aan.
Deze dame houdt van dynamiek en is op zoek naar een baan waar ze mag meedenken en doen.
Welke installateur is op zoek een rechterhand van de directie of team?
Sector: woningbouw, utiliteit, industrie
Regio: 1 uur reizen rondom Stramproy
Beschikbaarheid: 1 maand opzegtermijn
Opleidingen / certificaten / cursussen:
Werk- en denkniveau: HBO/MBO+
2016 Sociale Wetgeving België
2016 HR Core Beaufort Basis
2014 – 2015 Medisch Secretariaat
2014 CRM-systeem | 2014
2013 De secretaresse als gatekeeper: zo sta je sterk
2010 PowerPoint
2003 – 2004 Salarisverwerking en facturatie Exact Globe Enterprise
1995 Effectief notuleren
1988 – 1991 Middelbaar onderwijs Ziekenverzorgende
1982 – 1988 Middelbaar onderwijs secretarieel/administratief en talen
Ervaring:
Werkzaamheden samengevat:
• (Complex) agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context, beheer mailbox, (vertrouwelijke) correspondentie.
• Digitaal dossierbeheer.
• Voorbereiden vergaderingen en besprekingen, notuleren, uitwerken verslag, bewaken deadlines en afspraken, uitwerken actiepunten.
• Regelen faciliteiten bij in- en externe overleggen, werkbezoeken: lunches, catering, vervoer, locaties. Ontvangen, te woord staan en aanmelden van bezoekers.
• Zorgdragen voor processen op gebied van inkoop en HRM.
• Aanspreekpunt voor de in- en externe contacten, afhandelen inkomende gesprekken en binnenkomende post.
• Secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden t.b.v. directie en management, zoals (complex) agendabeheer, beheer mailbox, (vertrouwelijke) correspondentie, archivering, jaarplanningen (PDCA) cyclus. Voorbereiden en regelen vergaderingen/bijeenkomsten/(klant) events/presentaties. Regelen diners, zakenlunches, reizen en hotelreserveringen. Bijhouden jubilarissen, verjaardagen, awards, scholingstrajecten, etc. Opstellen nieuwsbrieven en mededelingen.
Vraagbaak in- en extern. Actief meedenken/klankbord zijn voor directeur en organisatie.
• Leidinggevende facility medewerkers, facility coördinatie, ICT-contactpersoon en coördinatie.
• Financieel beheer, leveranciersmanagement, wagenparkbeheer, interne verhuizingen.
• Opzetten en coördineren bedrijfshulpverlening (BHV). Up to date houden BHV-plan.
• Organiseren BHV oefeningen in overleg en in samenwerking met externe partijen als brandweer, gemeente en overige hulpverlenende instanties.
• Optimaliseren HR administratie & processen.
• HR-processen (optimaliseren): in- en uitdiensttreding, mutaties, declaraties, verzuim, beoordelingsronde, FTE overzichten, etc.
• Salarisverwerking.
• Recruitment: uitzetten vacatures, sollicitanten uitnodigen/afwijzen.
• Beheer intranet.
• Opzetten en optimaliseren van diverse procedures (huisreglement, arbobeleid, R&IE beleid, etc.).
Project administratieve ondersteuning: invoeren, verwerken, verstrekken projectinformatie en projectresultaten, facturering, voorbereiden en notuleren project overleggen, opvolgen acties, verwerken projectresultaten en overige mutaties, verzorgen van managementinformatie m.b.t. projecten voor projectleiders, teamleiders en directeur, opvolgen projectfasen, afsluiten projecten bij beëindiging, archivering, debiteuren- en crediteurenadministratie.
Op deze kandidaat zijn de overname en financiële voorwaarden van toepassing conform de gesloten samenwerkingsovereenkomst met Stichting Flexpool Installatietechniek Zuid-Oost én de Tarieven 2024, welke wij u verstrekt hebben.
Heb je een vacature die we deze kandidaat mogen voorleggen, dan horen wij dat graag! Mail dan naar [email protected]
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar caroline@flexpoolzuidoost.nl