Kandidaat 10341: Management Assistant // Directiesecretaresse // Projectassistent

Profiel:
Deze allround managementassistent is op zoek naar een baan dichter bij huis; ze werkt momenteel in Zeist.
Deze collega is een sterke vrouw, daadkrachtig en houdt wel van een uitdaging. Het is een harde werkster, die zich in een dynamische technische omgeving prima weet te handhaven.
Ze is sterk in het verbinden, communiceren, verbeteren van (interne) processen en kan goed meerdere bordjes te gelijk hoog houden.

Tijdens haar carrière heeft ze naast de taken die horen bij een MA veel ervaring opgedaan met HR processen, facilitair beheer, ICT en BHV,
Ze heeft reeds eerder voor een organisatie in de duurzame energietechniek gewerkt; de installatiebranche spreekt haar zeker aan.

Sector: woningbouw, utiliteit, industrie

Regio: 1 uur reizen rondom Stramproy

Beschikbaarheid: 1 maand opzegtermijn

Opleidingen / certificaten / cursussen:
2016     Sociale Wetgeving België
2016     HR Core Beaufort Basis
2014 – 2015     Medisch Secretariaat
2014                   Zakelijk Engels, SKO, Vught
2014     CRM-systeem | 2014
2013     De secretaresse als gatekeeper: zo sta je sterk
2010     PowerPoint
2003 – 2004    Salarisverwerking en facturatie Exact Globe Enterprise
1995     Effectief notuleren
1988 – 1991      Middelbaar onderwijs Ziekenverzorgende
1982 – 1988      Middelbaar onderwijs secretarieel/administratief en talen

Ervaring:

Werkzaamheden samengevat:
• (Complex) agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context, beheer mailbox, (vertrouwelijke) correspondentie.
• Digitaal dossierbeheer.
• Voorbereiden vergaderingen en besprekingen, notuleren, uitwerken verslag, bewaken deadlines en afspraken, uitwerken actiepunten.
• Regelen faciliteiten bij in- en externe overleggen, werkbezoeken: lunches, catering, vervoer, locaties. Ontvangen, te woord staan en aanmelden van bezoekers.
• Zorgdragen voor processen op gebied van inkoop en HRM.
• Aanspreekpunt voor de in- en externe contacten, afhandelen inkomende gesprekken en binnenkomende post.

• Secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden t.b.v. directie en management, zoals (complex) agendabeheer, beheer mailbox, (vertrouwelijke) correspondentie, archivering, jaarplanningen (PDCA) cyclus. Voorbereiden en regelen vergaderingen/bijeenkomsten/(klant) events/presentaties. Regelen diners, zakenlunches, reizen en hotelreserveringen. Bijhouden jubilarissen, verjaardagen, awards, scholingstrajecten, etc. Opstellen nieuwsbrieven en mededelingen.
Vraagbaak in- en extern. Actief meedenken/klankbord zijn voor directeur en organisatie.
• Leidinggevende facility medewerkers, facility coördinatie, ICT-contactpersoon en coördinatie.
• Financieel beheer, leveranciersmanagement, wagenparkbeheer, interne verhuizingen.
• Opzetten en coördineren bedrijfshulpverlening (BHV). Up to date houden BHV-plan.
• Organiseren BHV oefeningen in overleg en in samenwerking met externe partijen als brandweer, gemeente en overige hulpverlenende instanties.

• Optimaliseren HR administratie & processen.
• HR-processen (optimaliseren): in- en uitdiensttreding, mutaties, declaraties, verzuim, beoordelingsronde, FTE overzichten, etc.
• Salarisverwerking.
• Recruitment: uitzetten vacatures, sollicitanten uitnodigen/afwijzen.
• Beheer intranet.
• Opzetten en optimaliseren van diverse procedures (huisreglement, arbobeleid, R&IE beleid, etc.).

Project administratieve ondersteuning: invoeren, verwerken, verstrekken projectinformatie en projectresultaten, facturering, voorbereiden en notuleren project overleggen, opvolgen acties, verwerken projectresultaten en overige mutaties, verzorgen van managementinformatie m.b.t. projecten voor projectleiders, teamleiders en directeur, opvolgen projectfasen, afsluiten projecten bij beëindiging, archivering, debiteuren- en crediteurenadministratie.

Op deze kandidaat zijn de overname en financiële voorwaarden van toepassing conform de gesloten samenwerkingsovereenkomst met Stichting Flexpool Installatietechniek Zuid-Oost én de Tarieven 2022, welke wij u verstrekt hebben.

Heb je een vacature die we deze kandidaat mogen voorleggen, dan horen wij dat graag! Mail dan naar [email protected]

Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar caroline@flexpoolzuidoost.nl